Política de Privacidade

1. Quem somos

A Talk Multi Sistemas, denominada nesta Política simplesmente como Talk Multi, disponibiliza soluções de atendimento digital, gestão de conversas, CRM, automações, inteligência artificial, WhatsApp, Instagram e recursos relacionados à organização comercial e ao atendimento empresarial.

Nosso endereço eletrônico oficial é https://talkmulti.com/.

Esta Política se aplica ao site da Talk Multi, às páginas comerciais, formulários, diagnósticos, canais de atendimento, plataforma e demais serviços disponibilizados pela empresa.

2. Papel da Talk Multi no tratamento de dados

Dependendo da situação, a Talk Multi poderá atuar como controladora ou operadora de dados pessoais.

Quando atua como controladora

A Talk Multi poderá atuar como controladora quando determinar as finalidades e os meios do tratamento, inclusive em relação a:

• pessoas interessadas nos serviços;
• dados enviados em diagnósticos de atendimento;
• dados de clientes e responsáveis pelas contas;
• contratação, faturamento e cobrança;
• suporte e relacionamento comercial;
• administração do próprio site e da empresa.

Quando atua como operadora

Nos dados inseridos, recebidos ou tratados por empresas clientes dentro da plataforma, a empresa contratante normalmente determina as finalidades do tratamento.

Isso pode envolver dados de consumidores, leads, pacientes, fornecedores, colaboradores e demais contatos da empresa cliente.

Nessas situações, o cliente poderá atuar como controlador e a Talk Multi como operadora, tratando os dados conforme a prestação do serviço, as configurações utilizadas, as instruções do cliente e a legislação aplicável.

3. Dados que podemos tratar

Dados cadastrais e de contato

• nome;
• nome da empresa;
• telefone e WhatsApp;
• endereço de e-mail;
• cargo ou função;
• CPF ou CNPJ, quando necessário;
• dados necessários à criação e administração de contas.

Dados comerciais

• plano contratado ou de interesse;
• histórico de contratação;
• informações de faturamento e cobrança;
• comunicações realizadas com nossa equipe;
• informações fornecidas em diagnósticos e demonstrações.

Dados técnicos

• endereço IP;
• navegador e dispositivo;
• data e horário de acesso;
• logs técnicos;
• cookies e identificadores;
• informações necessárias ao funcionamento e à segurança.

Dados tratados na plataforma

Dependendo da utilização feita pelo cliente, poderão ser tratados contatos, conversas, mensagens, anexos, imagens, áudios, vídeos, documentos, etiquetas, informações de CRM, tarefas, agendamentos e demais informações necessárias ao funcionamento dos recursos utilizados.

4. Para que utilizamos os dados

Os dados poderão ser utilizados para:

• prestar, manter e melhorar os serviços;
• criar e administrar contas;
• realizar implantação, treinamento e suporte;
• processar contratações;
• realizar faturamento e cobranças;
• responder dúvidas e solicitações;
• realizar diagnósticos comerciais e de atendimento;
• enviar comunicações relacionadas ao serviço contratado;
• enviar comunicações comerciais quando permitido;
• melhorar funcionalidades e experiência de uso;
• prevenir fraude, abuso e utilização indevida;
• proteger clientes, usuários e infraestrutura;
• cumprir obrigações legais ou regulatórias;
• exercer direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais;
• produzir métricas e análises necessárias à operação.

5. Bases legais

O tratamento de dados pessoais poderá ser fundamentado nas hipóteses previstas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD, conforme a natureza, finalidade e contexto de cada tratamento.

Entre as bases que poderão ser utilizadas estão:

• execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• legítimo interesse, quando aplicável;
• consentimento, quando for a base adequada;
• exercício regular de direitos;
• demais hipóteses legalmente aplicáveis.

6. Dados e conversas tratados na plataforma

Os clientes da Talk Multi podem conectar canais de comunicação e tratar informações de seus próprios clientes, contatos e usuários por meio da plataforma.

Isso poderá incluir:

• mensagens de WhatsApp;
• mensagens e interações do Instagram;
• dados de contatos;
• histórico de atendimento;
• anotações e etiquetas;
• CRM e Kanban;
• imagens;
• áudios;
• vídeos;
• PDFs;
• documentos e arquivos;
• informações de agendamentos;
• dados relacionados às funcionalidades habilitadas pelo cliente.

A Talk Multi não vende dados pessoais nem comercializa, por iniciativa própria, o conteúdo das conversas de seus clientes.

7. Uso de inteligência artificial

Alguns planos e funcionalidades da Talk Multi permitem utilizar inteligência artificial em chatbots, automações, respostas, resumos, sugestões de mensagens, Copiloto de IA e outras funcionalidades compatíveis.

Quando esses recursos forem utilizados, informações necessárias à execução da funcionalidade poderão ser processadas por provedores tecnológicos de inteligência artificial.

Dependendo da funcionalidade, isso poderá incluir trechos de mensagens, contexto da conversa, instruções e demais dados necessários à geração da resposta ou execução da ação solicitada.

Uso de chave própria

Quando o cliente fornecer sua própria chave de API de inteligência artificial, também serão aplicáveis as regras, limites, cobranças, termos e políticas do respectivo provedor.

IA fornecida pela Talk Multi

Nos planos em que a Talk Multi disponibilizar pacote ou franquia de inteligência artificial, poderão ser utilizados provedores terceiros compatíveis com a infraestrutura e os recursos disponibilizados.

8. Retenção e exclusão de mídias e arquivos

Para preservar desempenho, segurança, estabilidade e sustentabilidade da infraestrutura, a Talk Multi adota uma política de retenção para mídias e arquivos armazenados nas conversas.

Podem estar sujeitos a essa política:

• imagens;
• fotografias;
• áudios;
• vídeos;
• PDFs;
• documentos;
• arquivos compactados;
• demais anexos enviados ou recebidos.

Arquivos em grupos do WhatsApp

Arquivos em conversas individuais

Como funciona a exclusão

O término dos períodos acima não significa que o arquivo será obrigatoriamente excluído no exato dia em que completar o respectivo prazo.

Após atingir o período aplicável, o arquivo passa a estar elegível para exclusão e poderá ser removido durante as rotinas periódicas de limpeza e manutenção de armazenamento executadas pela Talk Multi.

Essas rotinas poderão ocorrer periodicamente, inclusive em ciclos mensais, conforme as necessidades técnicas e operacionais da infraestrutura.

Exclusão e backups técnicos

Depois de removido da infraestrutura ativa, o arquivo poderá não ser recuperável.

Eventuais cópias residuais existentes em backups técnicos poderão permanecer temporariamente até o encerramento do respectivo ciclo de retenção, substituição ou expiração.

A Talk Multi não é um serviço de backup permanente

A plataforma da Talk Multi é destinada ao atendimento, relacionamento e gestão e não deve ser utilizada como única forma de armazenamento permanente de documentos, contratos, comprovantes, imagens, arquivos de produção ou outros conteúdos cuja preservação de longo prazo seja necessária.

O cliente é responsável por manter cópias próprias dos conteúdos que precisem ser preservados por razões comerciais, legais, fiscais, contábeis, regulatórias ou operacionais.

9. Pagamentos

Os pagamentos poderão ser processados por instituições financeiras, adquirentes, gateways ou plataformas de pagamento terceiras apresentadas no momento da contratação.

Quando o pagamento ocorrer no ambiente de um processador externo, os dados completos do cartão serão informados diretamente ao prestador responsável e não precisarão ser armazenados pela Talk Multi.

A Talk Multi poderá receber informações relacionadas ao resultado da cobrança, como status, confirmação do pagamento, valor, identificação da transação, plano contratado e demais informações necessárias à administração da assinatura.

Quando utilizada, a InfinitePay ou outro prestador apresentado no checkout poderá tratar os dados de pagamento de acordo com suas próprias políticas de privacidade e segurança.

10. Compartilhamento de dados

A Talk Multi não vende dados pessoais.

Informações poderão ser compartilhadas quando necessário para a prestação do serviço, incluindo com:

• provedores de servidores e infraestrutura;
• serviços de bancos de dados e armazenamento;
• serviços de e-mail e comunicação;
• WhatsApp, Meta, Instagram e serviços relacionados;
• provedores de inteligência artificial;
• processadores e intermediadores de pagamento;
• serviços de analytics e mensuração;
• serviços de automação e integração;
• prestadores técnicos necessários à operação.

Também poderá ocorrer compartilhamento quando exigido por lei, autoridade competente, ordem judicial ou para exercício regular de direitos.

11. Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores tecnológicos utilizados na operação podem possuir servidores, infraestrutura ou empresas localizadas fora do Brasil.

Determinados dados poderão, portanto, ser processados internacionalmente quando necessário à utilização dos respectivos serviços.

A Talk Multi busca utilizar fornecedores compatíveis com suas necessidades de segurança e proteção de dados.

12. Cookies e tecnologias semelhantes

O site da Talk Multi poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes para funcionamento, segurança, mensuração, análise e melhoria da experiência.

Essas tecnologias poderão ser utilizadas para:

• manter funcionalidades do site;
• lembrar configurações;
• analisar tráfego;
• medir conversões;
• avaliar campanhas;
• melhorar páginas e conteúdos;
• prevenir fraude e uso indevido.

Dependendo da configuração do site, poderão ser utilizadas ferramentas de terceiros, inclusive soluções do Google e da Meta.

O visitante poderá gerenciar cookies nas configurações de seu navegador e, quando disponibilizado, por meio dos controles de consentimento apresentados no site.

13. Segurança da informação

A Talk Multi adota medidas técnicas e organizacionais destinadas a reduzir riscos de acesso não autorizado, alteração, divulgação, perda ou utilização indevida de informações.

Essas medidas poderão incluir:

• controle de acesso;
• credenciais individuais;
• logs técnicos;
• monitoramento;
• atualizações de infraestrutura;
• controle de permissões;
• medidas de proteção de servidores e bancos de dados.

14. Direitos dos titulares

Conforme a LGPD e a situação aplicável, o titular poderá solicitar:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados pessoais;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação, quando cabível;
• informações sobre compartilhamento;
• portabilidade, conforme regulamentação aplicável;
• eliminação de dados tratados com consentimento, quando cabível;
• informações sobre a possibilidade de não fornecer consentimento;
• revogação do consentimento;
• oposição nas hipóteses previstas em lei;
• revisão de determinadas decisões automatizadas, quando aplicável.

Alguns pedidos poderão não resultar em eliminação imediata quando a manutenção dos dados for necessária para cumprimento de obrigação legal, exercício regular de direitos ou outra hipótese autorizada pela legislação.

15. Responsabilidades das empresas clientes

As empresas clientes também possuem responsabilidades sobre os dados tratados dentro de suas próprias operações.

O cliente deve, entre outras obrigações:

• possuir base legal adequada para tratar os dados de seus contatos;
• informar seus próprios clientes quando necessário;
• não utilizar a plataforma para práticas ilícitas;
• não realizar spam ou tratamento abusivo de dados;
• não compartilhar senhas ou credenciais de forma insegura;
• configurar adequadamente usuários e permissões;
• preservar seus próprios backups quando necessário;
• respeitar as regras e políticas dos canais integrados;
• respeitar a legislação aplicável à sua própria atividade.

O cliente é responsável pelas finalidades e instruções que determinar para os dados de terceiros tratados dentro de sua operação, sem prejuízo das responsabilidades legalmente atribuíveis à Talk Multi.

16. Cancelamento, encerramento e dados

O encerramento da assinatura poderá resultar na desativação do acesso à plataforma e, posteriormente, na exclusão ou anonimização de informações que não precisem permanecer armazenadas.

Algumas informações poderão ser mantidas pelo período necessário para:

• cumprimento de obrigações legais ou regulatórias;
• registros financeiros e fiscais;
• segurança e auditoria;
• prevenção de fraude;
• resolução de conflitos;
• exercício regular de direitos.

17. Dados de crianças e adolescentes

Os serviços comerciais da Talk Multi são direcionados principalmente a empresas e usuários profissionais.

Caso uma empresa cliente utilize a plataforma em atividade que envolva dados de crianças ou adolescentes, deverá observar as obrigações legais específicas aplicáveis a esse tratamento.

18. Alterações nesta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, comerciais, operacionais ou tecnológicas.

A versão mais recente permanecerá disponível nesta página, acompanhada da respectiva data de atualização.

Alterações relevantes poderão ser comunicadas por meios razoáveis quando necessário.

19. Contato e solicitações de privacidade

Para dúvidas sobre esta Política, proteção de dados ou exercício de direitos previstos na LGPD, o titular poderá utilizar os canais oficiais disponibilizados pela Talk Multi.

Quando necessário, poderão ser solicitadas informações razoáveis para confirmar a identidade do solicitante antes da realização de alterações, fornecimento ou exclusão de informações.